D3 MI {SWOT}

BAB I
ANALISA SWOT, VISI, MISI


1. TUJUAN MATERI
1. Peserta mampu memahami pengertian analisa SWOT serta penerapannya.
2. Peserta mampu memahami pengertian visi dan misi serta penerapannya.
3. Peserta mampu memahami keterkaitan antara analisa SWOT, visi dan misi dalam merumuskan, menjalankan maupun mengevaluasi sebuah organisasi atau program.

2. PENDAHULUAN
Jika anda ingin berhasil, jangan takut untuk berpikir besar tapi untuk itu mulailah bertindak berdasarkan tujuan. Sering kali kita sebagai manusia melewatkan hal-hal yang semestinya kita lakukan dan melakukan hal-hal yang mestinya kita lewatkan. Hal ini terjadi karena sebagian besar kita lupa untuk merumuskan tujuan dari setiap langkah yang kita ambil sehingga seringkali kita tersesat ditengah perjalanan dan hanya berputar-putar. Prinsip ini juga berlaku dalam organisasi. Untuk membangun sebuah organisasi ataupun menjalankannya dengan membuat program-program setiap organisasi harus merumuskan jati dirinya dan memetakan diri dan lingkungannya. Selalu dibutuhkan upaya untuk memusatkan konsentrasi organisasi pada satu atau beberapa bidang tertentu. Hal ini akan memudahkan organisasi untuk melihat apa yang diinginkannya, bagaimana cara mencapainya dan melakukan evaluasi sejauh manakah hal tersebut terlaksana.
Semua proses ini dapat kita sebut sebagai proses manajemen. Proses ini adalah proses yang holistik, melibatkan banyak sisi yang akan saling berinteraksi. Sebagai langkah awal dari proses ini langkah teknis yang dapat kita pelajari adalah bagaimana kita mampu memetakan masalah dengan sebuah metoda analisa tertentu dan metoda tersebut adalah analisa SWOT, yang disusul dengan perumusan bagian jati diri yaitu visi dan misi organisasi. Sebagai bagian dari sebuah proses yang holistik proses ini hendaknya dipandang sebagai bagian yang integral dari proses manajemen selanjutnya yang akan dibahas dalam bagian lain dari diklat ini.

3. ANALISA SWOT
Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang “cespleng” bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi.

Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :
1. S = Strength, adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.
2. W = Weakness,.adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.
3. O = Opportunity, adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa depan.
4. T = Threat, adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan.
Selain empat komponen dasar ini, analisa SWOT, dalam proses penganalisaannya akan berkembang menjadi beberapa Sub komponen yang jumlahnya tergantung pada kondisi organisasi. Sebenarnya masing-masing sub komponen adalah pengejawantahan dari masing-masing komponen, seperti Komponen Strength mungkin memiliki 12 sub komponen, Komponen Weakness mungkin memiliki 8 sub komponen dan seterusnya.

4. JENIS ANALISA SWOT
Terdapat dua model analisa SWOT yang umum digunakan dalam melakukan analisa situasi yaitu :
1. Model Kuantitatif
Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T).

Contoh pasangan Kekuatan dan Kelemahan :
Komponen Sub Komponen Komponen Sub Komponen
S Organisasi saat ini memiliki jumlah anggota yang sangat besar W Jumlah anggota yang besar menurunkan tingkat efektifitas koordinasi dan komunikasi antar anggota

Contoh pasangan Kesempatan dan Ancaman :
Komponen Sub Komponen Komponen Sub Komponen
O Perbaikan tingkat ekonomi membuat makin banyak anak-anak Hindu yang bersekolah hingga perguruan tinggi di Surabaya, sehingga calon anggota KMHDI PC Surabaya makin banyak T Calon anggota yang berasal dari keluarga yang mapan seringkali tidak militan dan bersifat agak borjuis

Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing-masing sub komponen, dimana satu sub komponen dibandingkan dengan sub komponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Sub komponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.

Contoh Pemberian skor :
Kmp Sub Kmp Skor Kmp Sub Kmp Skor
S 1. Organisasi saat ini memiliki jumlah anggota yang banyak

2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar

3. Organisasi telah memiliki berbagai peraturan yang jelas tentang segala hal
40



30


30 W 1. Jumlah anggota yang banyak, menurunkan efektifitas koordinasi dan komunikasi
2. Cadangan dana yang besar dapat membuat idealisme menurun
3. Peraturan yang ketat membuat organisasi menjadi kaku 60



10


30
Skor total komponen S 100 Skor total komponen W 100

Hasil penilaian ini dapat dilihat bentuknya dalam diagram cartesian dimana Strength (S) berpasangan dengan Weakness (W) dan Opportunity (O) berpasangan dengan Threat (T).

Contoh diagram Cartesian S dan W :
S





60
50
40
30 S1W1
20 S3W3
10 S2W2
0 W
10 20 30 40 50 60

Dari diagram cartesian tersebut, dapat dilakukan analisa sebagai berikut :
a. Faktor anggota sebagaimana yang dicerminkan dalam garis S1W1 memiliki faktor yang sangat dominan dalam organisasi ini, yang berarti perubahan-perubahan yang terjadi dalam masalah-masalah keanggotaan akan memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap organisasi
b. Faktor peraturan adalah faktor perubah kedua dalam organisasi ini sebagaimana yang dicerminkan oleh garis S3W3, yang berarti perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang peraturan akan mempengaruhi organisasi, tidak sebesar pengaruh keanggotaan, namun lebih besar daripada pengaruh pendanaan.
c. Faktor pendanaan adalah faktor terakhir yang menentukan dalam organisasi ini, sebagaimana yang tercermin dalam garis S2W2, yang berarti perubahan dalam kondisi pendanaan, tidak akan terlalu mempengaruhi dinamika organisasi, atau dalam kondisi yang paling ekstrem “walaupun tanpa dana” organisasi masih akan mampu bergerak dan berubah.
d. Analisa gabungan yang dapat ditarik dari diagram ini adalah, apabila organisasi merasa perlu melakukan suatu program kerja yang bersifat prioritas, maka program kerja tersebut harus berupa suatu program kerja yang berhubungan dengan masalah keanggotaan dibandingkan dengan membuat program kerja yang berhubungan pendanaan atau pembuatan peraturan.

2. Model Kualitatif
Urut-urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan sub komponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap sub komponen S memiliki pasangan sub komponen W, dan satu sub komponen O memiliki pasangan satu sub komponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, Sub Komponen pada masing-masing komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, Sub Komponen S ada sebanyak 10 buah, sementara sub komponen W hanya 6 buah..

Contoh Model Kualitatif :
Komp Sub.Komp Komp Sub.Komp
S 1. Organisasi memiliki anggota yang banyak
2. Organisasi memiliki cadangan dana yang besar
3. Organisasi memiliki peraturan yang lengkap
4. Organisasi memiliki sekretariat yang representatif W 1. Budaya organisasi adalah budaya tradisional yang menghambat tercapainya kondisi kerja yang efisien
2. Keinginan anggota untuk belajar dari kesalahan sangat rendah


Sebagai alat analisa, analisa SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan. Bagaimana menetapkan tujuan adalah bahasan selanjutnya yaitu membangun visi-misi organisasi atau program.

5. VISI DAN MISI
Pertanyaan mendasar dari sesi ini adalah , mengapa kita perlu tujuan, apakah itu tujuan dan bagaimana kita akan merumuskannya ?
Dalam perumusan sebuah organisasi atau program kerja, diperlukan arah sebagai petunjuk momen gerakan yang dilakukan, karena itulah essensi dari bergerak, bukan hanya berpindah tapi bergerak menuju sesuatu. Selama perjalanan tersebut, tujuan juga berfungsi sebagai acuan perkembangan. Tujuan adalah sebuah konsep yang menerangkan “kemana kita akan pergi”, tujuan ini diterjemahkan dalam beberapa bentuk, satu diantaranya adalah visi dan misi.
Visi merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan (what do they want to have), Visi menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya, visi yang efektif adalah visi yang mampu membangkitkan inspirasi
Misi adalah bentuk yang didambakan di masa depan (what do they want to be). Misi merupakan sebuah pernyataan yang menegaskan visi lewat pilihan bentuk atau garis besar jalan yang akan diambil untuk sampai pada visi yang telah lebih dulu dirumuskan. Keduanya tidak memiliki dimensi ukur kuantitatif (persentase, besaran waktu, dll). Sebagai konsep yang ideal visi-misi ini harus diterjemahkan lagi dalam konsep yang lebih nyata dan terukur yaitu tujuan (objective). Tujuan dalam konteks ini tidak sama dengan tujuan yang kita bahas didepan. Tujuan yang kita bahas disini adalah tujuan sebagai konsep yang jauh lebih riil.
Proses perumusan visi-misi maupun tujuan dari sebuah organisasi atau program bukanlah proses yang mudah dan tanpa perenungan. Proses ini adalah proses yang subyektif dan sangat tergantung pada iklim organisasi. Yang paling penting adalah bagaimana membangun visi-misi dan tujun melalui proses yang sedemokratis mungkin. Yang selanjutnya adalah bagaimana interaksi dari bahasan analisa SWOT, Visi dan Misi dapat merumuskan sebuah tujuan yang riil dan terukur dalam perjalanan roda organisasi.

6. INTERAKSI ANALISA SWOT, VISI DAN MISI
Bahasan mengenai analisa SWOT, Visi dan Misi adalah suatu bagian integral dari sebuah organisasi, sehingga kaitan diantara ketiganya harus dikuasai dengan baik sebelum melangkah ke konsep-konsep selanjutnya dalam menggerakkan organisasi. Analisa SWOT, visi dan misi sebagai sebuah konsep memiliki interaksi yang erat, baik pada saat perumusan, pelaksanaan maupun evaluasi organisasi atau program. A